Le secrétariat : la plaque tournante du RMEAu secrétariat du RME, tout est une question d’organisation. Tous les jours, d’innombrables lettres, demandes, justificatifs et confirmations y sont réceptionnés et envoyés. Le traitement d’un si grand nombre de dossiers exige des procédures standardisées et un haut niveau de concentration. Pour traiter rapidement toute l’étendue du travail du ressort,à effectuer, toute l’équipe doit faire preuve d’une grande efficacité.
Reto Wiederkehr, Annika Jungen, Nadine Kain, Ingo Bauer, Gregor Luterbacher (de g. à dr.)
Les collaboratrices et collaborateurs du secrétariat du RME commencent leur journée de travail par l’ouverture du courrier. Tous les matins, un grand nombre d’enveloppes attend Reto Wiederkehr lorsqu’il arrive à son poste de travail. Il appose le cachet de réception sur chaque feuille qu’il retire de toutes les enveloppes arrivées ce jour-là. Il ouvre peu à peu l’intégralité du courrier et effectue un tri thématique des dossiers réceptionnés.
Pendant ce temps, sa collègue, Nadine Kain, prépare l’expédition des documents. Il s’agit, entre autres, de toutes les confirmations d’enregistrement ou de renouvellement d’enregistrement et des demandes de justification de la formation continue et qualifiante qui, d’après le plan, doivent être envoyées ce jour-là.
Ensuite, Reto Wiederkehr commence à saisir électroniquement les dossiers de demandes d’enregistrement et de justifications de la formation continue et qualifiante reçus ce jour là. Toutes les données personnelles doivent être saisies sans erreur dans notre banque de données. Le RME est connu pour la qualité exceptionnelle de ses données et il faut faire preuve d’une bonne dose de perfectionnisme pour maintenir ce niveau de qualité.
Il faut s’assurer que tous les formulaires reçus fournissent bien toutes les informations requises et que toutes les formalités sont bien remplies. Le formulaire adéquat a-t-il été utilisé pour la demande en question ? Le formulaire est-il actuel ? L’enregistrement pour les méthodes indiquées est-il vraiment possible ? Il est important que toute notre petite équipe adopte une attitude de travail similaire. « L’intégralité de nos tâches doit être accomplie rapidement mais de façon très concentrée et soigneuse » - explique Annika Jungen, la responsable du secrétariat.
Les demandes conformes aux conditions du Règlement sont classées et saisies électroniquement.. Ensuite, nous envoyons une facture au thérapeute et le dossier est classé dans le casier « en attente » où il demeure jusqu’à ce que le thérapeute ait payé le montant de la taxe. Dès la réception du paiement, un collaborateur du service Contrôle et Certification « libère » le dossier en attente pour l’examen de son contenu.
Les demandes non conformes sont retournées. Les raisons pour retourner un dossier sont multiples : nom ou numéro incorrects de la méthode, signatures manquantes ou envoi de copies au lieu des formulaires originaux du RME.
Le secrétariat exige de ses collaborateurs une bonne et étroite coordination et un bon sens de la communication afin de gérer chaque jour la réception et la gestion des demandes d’enregistrement et de renouvellement, les correspondances, les envois et l’archivage des documents... « Il est aussi très important que chaque collaborateur connaisse dans les moindres détails toutes les étapes du traitement d’un dossier dans les différents ressorts – de l’arrivée des documents jusqu’à la communication de la décision au thérapeute » - commente Nadine Kain. Puisque le Règlement est continuellement adapté au développement de la médecine empirique, les collaborateurs du secrétariat doivent également rester flexibles et ouverts aux modifications.
Mis à part les processus de travail quotidien et standardisé, il y a chaque jour des cas spéciaux imprévus dont le traitement doit être « casé » dans la structure fixée du travail quotidien normal. « Le secrétariat est à la fois un « bassin de réception » et une centrale de distribution ; c’est le centre où tout converge » - dit Reto Wiederkehr. Alors, garder une vue d’ensemble et rester concentré toute la journée est notre défi quotidien.
En plus de leurs tâches dans le secrétariat, Annika Jungen et Nadine Kain gèrent, ensemble avec leurs collègues du service « Contrôle & Certification », la Hotline du RME et apportent aussi, lorsqu’elles ont le temps, leur soutien aux autres services du RME. « Au secrétariat, il faut être solide et persévérant pour garder son calme dans ce flux quotidien de tâches diverses et du grand nombre de dossiers, d’envois et de correspondances à gérer» - confie Annika Jungen. Vers le soir, la montagne du casier « courrier entrant » s’est intégralement déplacée dans le casier « courrier sortant » et ce n’est que lorsque la lumière s’éteint dans les bureaux que le calme s’installe dans ces deux casiers pour la durée d’une nuit.
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